Berichten

Zo maak je samenwerkingsafspraken

Open Communicatie

Elk team komt wel eens in een vervelende situatie terecht. De samenwerking loopt even niet lekker, het wordt duidelijk dat er achter iemands rug om wordt gepraat, er wordt een collega gekwetst of er is een collega uit het team vertrokken. Er kunnen heel wat redenen zijn om een nieuwe start te willen als team. Daar zijn teamafspraken of samenwerkingsafspraken een goede manier voor.

Een nieuwe start

Dat klinkt mooi, maar hoe doe je dat? Echt opnieuw starten is er niet bij, want je heb een geschiedenis met elkaar, je kent elkaar al wat langer en ook de rollen binnen het team zijn helder. Maar je kunt wel een nieuwe ronde in gaan, opnieuw langs start als het ware. Een middel daarvoor zijn samenwerkingsafspraken.

Hoe wil je samenwerken?

Door het maken samenwerkingsafspraken bedenk je als team hoe je wilt samenwerken. Hoe ziet jullie samenwerking er in ideale situaties uit? Wat doe je dan? Je kunt hier beelden van maken en woorden bij verzinnen. In de ideale samenwerking kun je het met alle collega’s goed vinden, zijn er geen spanningen of conflicten en wil iedereen bij jullie team komen werken en nooit meer weg.

De ideale samenwerking

Maar we weten allemaal, de ideale samenwerking bestaat niet. Ik grap wel eens, ‘we zijn net mensen’. We zijn allemaal anders, hebben met de ene collega een betere klik dan met de andere, hebben andere verwachtingen, worden wel eens teleurgesteld, boos of juist verdrietig. We hadden graag waardering gehad in plaats van kritiek. En dat is allemaal begrijpelijk. Een samenwerking kent mooie hoogten en diepe dalen. De uitdaging zit ‘m niet in het voorkomen van die dalen, maar het weer uit dat dal komen als het even tegenzit. Opnieuw met je team de schouders eronder zetten. Daarvoor zijn samenwerkingsafspraken heel handig.

Samenwerkingsafspraken

Goede samenwerkingsafspraken helpen bij de hoogten maar zijn essentieel om de dalen goed door te komen. De samenwerkingsafspraken hieronder zijn ontstaan uit mijn werk samen met teams van tientallen zorg-organisaties. Daarbij is de kunst dat samenwerkingsafspraken duidelijk zijn, eenvoudig te onthouden en dat teamleden er zonder bedenken mee in kunnen stemmen. Het zijn vier afspraken die je kunt onthouden aan de hand van een eenvoudig ezelsbruggetje. De onderdelen zijn, verantwoordelijkheid, eerlijkheid, er zijn en respect. Hieronder een toelichting.

Samenwerkingsafspraak 1: Verantwoordelijkheid

Verantwoordelijkheid voor de samenwerking

Teams waarbinnen de samenwerking niet goed verloopt hebben hier vaak geen duidelijke keuze gemaakt. Er gaat iets mis en de ene collega zegt dat het ligt aan de andere. Daarmee wordt ‘de ander’ verantwoordelijk gemaakt om het op te lossen. Natuurlijk is het wel mooi als ‘de ander’ het op gaat proberen te lossen, maar daar kun je het niet vanaf laten hangen. Want als je er allebei zo over denkt, worden kleine confrontaties grote problemen.
Hoe je de verantwoordelijkheid binnen je team ook hebt verdeeld, voor samenwerking ben je allemaal verantwoordelijk. Als er onenigheid is tussen twee collega’s zijn er twee verantwoordelijk. Al doet er een collega heel naar tegen je, ook jij bent verantwoordelijk voor jullie samenwerking.

Verantwoordelijkheid voor jullie werk en kwaliteit

Als team mag je die verantwoordelijkheid delen, niet alleen voor de samenwerking, maar ook voor de zorg die jullie bieden, voor de uitstraling van jullie team, etc. met elkaar pak je het op.

Samenwerkingsafspraak 2: Eerlijkheid

De tweede afspraak die ik maak is eerlijkheid. Eerlijkheid in wat je zegt.

Stoppen met halve waarheden en leugentjes om bestwil

Veel teams maken hier geen duidelijke keuze in. Eerlijk zijn kan soms best vervelend zijn, toegeven dat jij die fout hebt gemaakt, voelt soms heel pijnlijk. Eerlijk duurt het langst. Leugentjes om bestwil en halve waarheden zijn 100% verkeerd. Er is geen grijs gebied en dat is wel zo gemakkelijk. Naast eerlijk zijn in wat je zegt is het goed om ook eerlijk te zijn in hoe je het zegt en het moment dat je daarvoor kiest. Twee weken later aangeven dat een collega tijdens de vergadering stonk is geen eerlijk moment.

Eerlijkheid is belangrijker dan openheid

Eerlijkheid en openheid worden soms in één zin genoemd, maar ook wel eens door elkaar gehaald. Ik durf te zeggen dat je overal eerlijk over moet zijn, maar overal open over zijn is niet handig. Als iemand je iets in vertrouwen vertelt ben je daar niet open over naar collega’s. Soms je mening niet geven, is helemaal niet erg. Soms zorgt openheid juist voor ontevredenheid. Een hilarisch voorbeeld hiervan vind je in het filmpje hieronder. Hoewel openheid vaak goed is, durf ik te zeggen dat eerlijkheid belangrijker is.

Het juiste moment en de goede manier

Ik zie eerlijkheid als uitspreken wat je moet uitspreken op het juiste moment en op de goede manier. Het kan wel eerlijk zijn om tijdens een vergadering waar het hele team bij is, je collega te vertellen dat hij een beetje ruikt, maar het is beter om dit één-op-één te doen. Als je het twee weken na de vergadering doet kan ook en ben je nog steeds eerlijk, maar het moment is niet eerlijk. Denk bij ‘eerlijk zijn’ dus altijd na over het moment en de goede manier.

Samenwerkingsafspraak 3: Er zijn

SamenwerkingsafsprakenFijn dat je er bent!

Er zijn zowel fysiek als mentaal is zo belangrijk. Je bent een team omdat je elkaar af en toe tegen komt. Als je er telkens niet bent wordt dat lastig. Als je altijd te laat bent geef je hierin een signaal af. Sommige teams maken hierbij afspraken over het op tijd komen. Er kan best een reden zijn waarom je een keer te laat komt, maar vaak op één collega moeten wachten is niet fijn.

Ben je er ook echt?

Daarnaast moet je er ook mentaal zijn. In deze tijd waarin je overal om je heen afleidingen tegen komt is dat best een uitdaging. Maar als je er bent of dat nu op het werk is of tijdens een vergadering, wees er dan ook. Mocht er een reden zijn waarom je er een keer niet helemaal bij bent met je gedachten, dan kan het geen kwaad om een collega dat even te laten weten.

Er zijn voor je collega

Onderdeel van het zijn van een team, is er zijn voor collega’s. Soms kunnen dat kleine dingetjes zijn, even aandacht voor een verjaardag, op kraam of juist ziekenbezoek bij een collega. Dat ene telefoontje, berichtje of kaartje als je erachter komt dat een collega iets moeilijks mee heeft gemaakt, dat is wat het verschil maakt tussen werken bij een team, of werken bij mijn team.

Samenwerkingsafspraak 4: Respect

Anderen behandelen zoals…

Altijd als ik het over respect heb, laat ik het team de zin afmaken: ‘respect is anderen behandelen zoals…’ er is altijd wel iemand die het durft te zeggen en de rest denkt het: ‘jezelf behandelt wilt worden’. Een definitie die je overal terugkomt. Ik vind het fijn om nog een stapje verder te gaan: ‘de ander behandelen zoals de ander behandelt wil worden’. Want net zoals ik mijn koffie anders drink dan jij, zo hebben verschillende collega’s verschillende behoeften. Om maar een paar verschillen op een rij te zetten waar je collega’s op kunt bevragen:

  • Heb je tijd om na te denken nodig of wil je juist direct beslissen?
  • Wil je feedback direct hebben of liever aan het einde van je dienst?
  • Wil je tijdens de dienst af en toe een pauze hebben en dan alleen, samen of juist niet?
  • Wil je eerst de vraag horen of eerst mijn antwoord?

Voor nieuwe collega’s of situaties:

  • Wordt je in een nieuwe situatie liever in het diepe gegooid of wil je juist eerst meekijken?
  • Heb je aan twee woorden genoeg of wil je liever wat meer tekst en uitleg? Vraag jezelf door, of wil je dat ik iets meer tijd neem?
  • Ben je zo assertief dat je wel komt als er iets niet lukt, of heb je liever dat ik dit bij je check?

Rekening houden met je collega

Respect is rekening houden met elkaar. Het is meestal maar een kleine moeite om ons aan te passen of te bedenken wat een collega graag wilt. Daarbij heb je echt ‘gezond verstand’ nodig, want je kunt niet overal rekening mee houden, maar er is altijd laaghangend fruit, het kost bijna geen moeite en het smaakt heerlijk, je moet het alleen even vinden. Er is overigens maar één manier om dat te doen. Vraag het! Het rekening houden gaat namelijk heel veel moeite kosten als je het gaat baseren op aannames, ‘o, ik dacht dat…’ momentjes kun je zo voorkomen. Daarnaast is het ook heel wat efficiënter om rekening te houden met alleen de dingen waar een collega echt om geeft.

Respect uitspreken

Het laatste onderdeel van respect is het uitspreken hiervan. Gewoon even aangeven dat je respect hebt voor hoe een collega heeft gehandeld in een bepaalde situatie is vaak maar een kleine moeite. Maar wel één met een groot resultaat. Al toen we kinderen waren wilden we al bijzonder zijn en respect verdienen, voor de meeste mensen verandert dat niet.

Samenwerkingsafspraken zorgen voor VEER-kracht

Een eenvoudig ezelsbruggetje om deze vier samenwerkingsafspraken te onthouden is ‘veerkracht’. De essentie van deze afspraken is niet dat er nooit meer iets mis gaat. Maar als er iets gebeurt, ja zelfs als iemand een regel overtreed, dat heb je de mogelijkheid om weer terug te veren. Veerkracht is datgene wat zorgt dat bomen blijven staan. Als bomen niet zouden veren zouden ze binnen de kortste keren omwaaien. Maar juist doordat ze een beetje mee kunnen bewegen blijven ze staan. Die veer-kracht creëert deze samenwerkingsafspraken.

Handleiding voor het maken van samenwerkingsafspraken

Afspreken hoe je samenwerkt als team is belangrijk voor een goede samenwerking. In een paar stappen krijg je dat voor elkaar.

Stap 1: Zorg voor teamafspraken

Of je ze nu zelf schrijft, kopieert van deze website of ergens anders vandaan haalt, regel ze.

Stap 2: Zoek een moment met je team

Plan een moment met je team, maak gebruik van een vergadering, teambuildingsmiddag of boek een teamtraining en ik heb je hierbij.

Stap 3: Leg de teamafspraken uit

Zorg dat elke afspraak helder is voor iedereen. Soms moet je daarvoor een vraag beantwoorden afspreken hoe je in bepaalde situaties handelt of voorbeelden geven over wat een afspraak betekent voor je team.

Stap 4: Pas een teamafspraak aan waar nodig

Natuurlijk is het mogelijk om de samenwerkingsafspraken aan te passen of een wat eigen invulling aan deze woorden te geven. Mocht je dit willen een paar tips:

  • Je kunt een afspraak toevoegen, maar zorg dat het geheel goed te onthouden is. Onthouden is alles, dat is met vier afspraken al een hele uitdaging.
  • Maak afspraken die voor het hele team gelden.
  • Maak afspraken op hoofdlijnen en niet op details.
  • Maak de afspraken niet in een vergadering, maar maak alleen of met een collega een voorstel gebruik de vergadering om te checken (duidelijk, niet tegenspreken) en in te stemmen: niet om ze aan te passen.

Stap 5: Check of de samenwerkingsafspraken helder zijn

Pas als iedereen de samenwerkingsafspraken begrijpt en je als team weet wat er bedoeld wordt met zulke afspraken kun je de volgende stap zetten.

Stap 6: Instemmen

Voor een team aan afspraken gehouden kan worden is het nodig dat zij de afspraken, kennen, begrijpen, weten te onthouden en er mee instemmen. Als het goed is zijn de afspraken redelijk eenvoudig en helder. Dan kun je het team vragen om ermee in te stemmen. Ik zelf vraag mensen altijd fysiek hun hand op te steken omdat je zo kunt zien dat iedereen ermee instemt. Andere teams printen de afspraken uit en vragen om collega’s hun naam of handtekening eronder te zetten. Als collega’s ingestemd hebben met de afspraak kan het leuk zijn om deze ook op te hangen.

Stap 7: De afspraken houden

Wat als iemand de afspraak overtreed? Als blijkt dat iemand de afspraak niet houd, is het goed om even te kijken naar de oorzaak:

  • Is de afspraak niet helder?
  • Is de afspraak vergeten?
  • Vind de collega de afspraak niet belangrijk?
  • Of is de collega het hiermee oneens?

Dit gesprek voer je eerst individueel en je zult zien dat het dan vaak al opgelost is. Als dat niet werkt, kun je het gesprek samen met een collega voeren en als dat niet werkt kun je het in de groep gooien.

Hulp bij het maken van samenwerkingsafspraken? Volg met je team de Basistraining Samenwerken. Voor meer informatie klik hier.

Vertrouwen

Vertrouwen: waarom we het woord vertrouwen minder moeten gebruiken

Meestal als het woord vertrouwen valt is er iets mis. Er is geen vertrouwen in het team, in de collega, de cliënt, de baas, het project of het systeem. Verreweg de meeste keren dat ik het woord hoor binnen teams is het negatief. Praten gaat vaker over een gebrek aan vertrouwen dan over het aanwezig zijn daarvan. Maar wanneer is er eigenlijk genoeg? Hoe kun je dat omschrijven?

 

Het woord vertrouwen is lastig te begrijpen

VertrouwenVertrouwen is toch gewoon vertrouwen hoor ik mensen wel zeggen, maar daar zit nog iets onder. Als jij zegt dat je een collega vertrouwt, vertrouw je er dan op dat hij of zij zijn werk zal doen, want daarvoor wordt zo iemand toch betaald en is opgeleid. Of bedoel je dat je vertrouwen hebt in deze collega, in zijn bedoelingen.

 

Andere woorden voor vertrouwen

Gaat vertrouwen over een collega die iets anders wil of lijkt te willen dan jij, over een collega die de ene keer het een doet en de andere keer het ander of gaat over het twijfelen aan het kunnen van de collega? Drie heel verschillende definities. Het lukte mij nooit om dat goed te verwoorden totdat ik een gesprek had met een collega Bouke van der Weide Jansen, die me hielp om dit op te splitsen in drie onderdelen.

  • Intentie: willen we hetzelfde, hebben we dezelfde bedoeling?
  • Consistentie: zeg je wat je denkt en doe je wat je zegt? Is ja ja?
  • Competentie: kun je het, ben je bekwaam?

 

Intentie

Letterlijk betekent intentie spanning, aandacht, wil, zich inspannen, uitstrekken naar, richten op. De mooiste vertaling vind ik ‘bedoeling’. Hebben we dezelfde bedoeling? Bedoeling betekent letterlijk ‘een doorgaande beweging richting het doel’ Dit gaat over je doelen. Willen we hetzelfde, hebben we dezelfde waarden?

 

Consistentie

Het eerste deel van het woord consistentie betekent ‘samen’. Het tweede deel van consistentie betekent: zich opstellen, blijven staan, vaste voet krijgen, bestaan of doen staan. Het Nederlandse gezegde dat ‘iemand met alle winden meewaait’ heeft direct te maken met het ontbreken van consistentie. Een andere betekenis van het woord is ‘dicht’ of het hebben van een vaste vorm. De essentie is sta je stevig? Kloppen je gedachten met wat je zegt? Kloppen je woorden met je gedrag? Doe je telkens hetzelfde of wijkt het af? Ben je voorspelbaar? Kan ik van je op aan? Een deelnemer van een training vatte het in drie woorden samen: ‘Is ja ja?’

 

Competentie

Competentie betekent bevoegdheid, bekwaamheid, deskundigheid. Ben je bekwaam? Geloof je dat je het kunt? Ben je in staat om de taken te doen die je krijgt? Ben je de professional die ik mag verwachten dat je bent? Heb je ervaring?

 

‘Er is geen vertrouwen meer’ is te kort door de bocht

Als je deze onderwerpen op een rij zet, begrijp je direct dat er altijd wel vertrouwen is. Collega’s die zeggen: ‘er is geen vertrouwen meer’ bedoelen eigenlijk een gebrek intentie, consistentie of competentie. Door het algemene woord te vervangen door een specifieker woord, wordt samenwerken gemakkelijker. Het specifieker aangeven van wat er in het team gebeurd is hierin de uitdaging.

 

‘Vertrouwen komt te voet en gaat te paard’

Het kost een tijd om vertrouwen te bouwen en het is zo weer weg. Maar het hangt niet aan een zijden draadje. Dit vertrouwen of beter gezegd: intentie, consistentie en competentie hebben twee sleutels die ervoor zorgen dat het heel helder wordt of je te vertrouwen bent of juist niet.

 

Kwetsbaarheid en eerlijkheid als sleutels

Brené Brown zegt: ‘kwetsbaarheid klinkt als waarheid en voelt als moed. Waarheid en moed zijn niet altijd fijn, maar ze zijn nooit zwakheid.’ Kwetsbaarheid is jezelf laten zien met je mindere én betere kanten, van mening durven te veranderen. Open zijn over zwakheden zoals, fouten, gebrekkige vaardigheden en tekortkomingen op sociaal vlak. Daarnaast kunnen vragen om hulp.

 

Eerlijkheid, komt van ‘eren’ of eervol zijn. Het zelf hebben van een goede naam, maar ook de naam van de ander hoog houden, hoort bij eerlijk zijn. Daarnaast kun je eerlijk ook uitleggen als oprecht en betrouwbaar. Eerlijkheid in trainingen leg ik vaak uit als: ‘zeggen wat je wilt zeggen op een juist moment en op een juiste manier’.

Vertrouwen wordt gebouwd doordat teamleden zich kwetsbaar opstellen tegenover elkaar en eerlijk zijn en doordat ze geloven dat hun eigen kwetsbaarheid en eerlijkheid niet tegen hen gebruikt zal worden.

 

Gaat er iets mis, praat niet over vertrouwen

Na afloop van een teamtraining zeggen teams vaak, nu heb ik het gevoel dat er echt een basis gelegd is, ik heb er weer vertrouwen in. Maar als ik later vraag hoe het met zo’n team gaat, hoor ik vaak iets als: ‘het ging een tijdje goed’ en toen gebeurde er … ‘Ja, daarna was het vertrouwen weg.’ Vaak wordt dat ook verwoord door collega’s, ‘ik vertrouw je niet meer’ of ‘ik heb er geen vertrouwen meer in’. Het zijn opmerkingen waar je weinig mee kunt en die afbreuk doen aan het vertrouwen dat er wel is. Daarnaast wordt het probleem ook veel groter.

 

Maak het probleem specifiek

Je kunt het probleem specificeren door te kijken of het hier gaat om onbekende intenties, gebrek aan consistentie of het twijfelen aan competentie. Daarna zou je daarover door kunnen vragen en kijken hoe je daar als team mee om wilt gaan. Juist door het niet gebruiken van het woord ‘vertrouwen’ vergroot je de kans dat er een basis van vertrouwen binnen het team blijft.

 

Aan de slag met vertrouwen in je team

In de ‘Basistraining Samenwerken’ ga je aan de slag met een basis voor je samenwerking, intentie, consistentie en competentie komen daarbij allemaal langs. In de training worden samenwerkingsafspraken gemaakt die je team helpen om het samen eens te worden over hoe je wilt samenwerken. Daarna ontdek je samen hoe je hier mee om kunt gaan en welke woorden je wel kunt gebruiken voor vertrouwen.

Voor meer informatie over de training klik hier.