Reflectie: De kracht van reflecteren in je werk

Reflectie is één van de onderdelen van het proces van ontwikkeling. Tijd voor reflectie geeft ruimte aan onze gedachten en helpt ons te begrijpen wat we doen en wat er daardoor gebeurt. Het helpt ons te zien of dat positief is, of dat dit juist problemen veroorzaakt.

“Life can only be understood backwards; but it must be lived forwards.” – Søren Kierkegaard “Het leven kan alleen achteraf begrijpen worden; maar je moet het vooruit leven.” – Søren Kierkegaard

Reflectie: de motor van het leren

Model ReflectieReflectie zorgt voor bewustwording. Het is reflectie die ons helpt om van ‘onbewust onbekwaam’ via ‘bewust onbekwaam’ ‘bewust bekwaam’ te worden. Reflecteren is de moter van het leren.

Reflectiemodel: de ontwikkeldriehoek

De ontwikkeldriehoek hiernaast bevat de drie verschillende onderdelen van ontwikkeling. Vaak start ontwikkeling met bewustwording, met het feit dat je bewust onbekwaam wordt (je ontdekt dat je iets niet kunt), waardoor je ontdekt dat je iets nog niet kunt. Dat zorgt ervoor dat je gaat reflecteren over het onderwerp en een ander antwoord gaat geven.

Verantwoordelijkheid

Verantwoordelijkheid, antwoord of actie is essentieel in dit leerproces, want zonder dat je de verantwoordelijkheid krijgt is er vaak veel minder noodzaak tot leren. Pas als je het stuur in de lesauto in handen krijgt ga je echt leren autorijden.

Bewustwording

Bewustwording is een essentiële tweede: want door ergens bewust mee bezig te zijn maak je de stap van

  • Onbewust Onbekwaam: je weet niet dat je het niet kan
  • naar Bewust Onbekwaam: je ontdekt wat je nog niet kunt
  • naar Bewust Bekwaam: je leert het en doe het heel bewust
  • naar Onbewust Bekwaam: je leert het en denkt er niet meer bij na

Als we het voorbeeld van rijles erbij pakken. Dan heb je geen idee wat je allemaal moet doen als je auto moet rijden. Door de eerste rijles wordt je bewust onbekwaam, je hoort over schakelen, over spiegels gebruiken om te kijken naar het andere verkeer en misschien nog wel meer. In de lessen daarna leer je het en ben je bewust bekwaam, je weet op een gegeven moment dat je het kunt, maar moet nog wel bij elke stap nadenken, remmen, koppeling intrappen, terugschakelen, etc. Maar als je nu je rijbewijs hebt, dan weet je dat je inmiddels onbewust bekwaam bent, en dat is maar goed ook. Want doordat deze dingen nu onbewust gebeuren kan je de aandacht echt op de weg houden.

Reflectie

Reflectie is in het hele proces belangrijk, het zorgt ervoor dat je leert en blijft ontdekken. Het is elke keer weer nodig om ons handelen bij te schaven.

Reflectie: juist als je het niet verwacht

Er zijn veel verschillende manieren voor reflectie, Nietsche zei dat alle grote gedachten zijn ontstaan tijdens het wandelen. Anderen praten over het moment ‘s ochtends onder de douche of juist op weg terug van je werk of van een afspraak. Het zijn vaak de momenten die nutteloos lijken die ons het meeste helpen om te leren.

Het zijn ook momenten die we vergeten te nemen of opvullen met andere zaken.We luisteren radio of muziek, zetten de televisie aan of pakken een telefoon, ipad of computer.

Reflectie komt je achterna

Juist die momenten die spannend waren. Toen het net wel of net niet fout ging, die achtervolgen ons. Ons hoofd wil er even bij stilstaan. Ons hoofd wil de gebeurtenis letterlijk (re) terug (flectere) buigen, het een plekje geven. Soms zie ik mensen ervoor wegrennen en elk stukje van hun tijd vullen met andere zaken om er bij weg te blijven. Ondertussen neemt het stemmetje in ons hoofd langzaam af in volume tot het verdwijnt achter een ander stemmetje. Niet effectief, maar dit kun je lang volhouden. Soms totdat je opeens stilgezet wordt en dan blijkt dat je hoofd in vol tempo doorgaat

Maak ruimte voor reflectie

Het is zo waardevol om af en toe eens de tijd te nemen voor stilte. Tijd waar het O.K. is als je gedachten gewoon gaan. Spannend, maar zeker de moeite waard.

Meer leren?

Teambuilding Zorg

5 Teambuilding tips voor een geslaagde teambuilding in de zorg

Het organiseren van een geslaagde teambuildingsactiviteit is niet altijd even gemakkelijk. Vijf gratis teambuilding tips om je daarbij te helpen. Laat hieronder gerust jouw tip voor teamactiviteit achter.

Tip 1: Zorg dat je het verschil tussen teambuilding en sociale tijd met collega’s scherp hebt

Sociale activiteit is wel tijd met je team maar geen teambuilding, het bevestigt namelijk de rollen en het gedrag die er al in je team zijn. Teambuilding is bouwen aan je team, het is samen kijken hoe je als team wilt bouwen, hoe je samenwerkt en welke rollen mensen innemen. Vanaf daar kun je kijken of dat werkt en of er iets anders nodig is. Beiden zijn nodig, maar welke hangt af van waar je staat. Als je even een lastige tijd hebt binnen de samenwerking dan kan een etentje helpen, maar soms werkt dat averechts. Schat goed in of je sociale tijd met collega’s nodig hebt of meer dan dat.

Teambuilding tips om je team te bouwen (teambuilding)

  • Ontdek hoe je als team samenwerkt, het liefst op een actieve manier
  • Bekijk wat voor rollen jij en je collega’s innemen en of je blij bent met hoe dit gaat
  • Bekijk waar je als team trots op bent en wat jullie sterke kanten zijn, kijk hoe je deze meer kunt gebruiken

Bij teambuilding kan het verstandig zijn om een onafhankelijke procesbegeleider te betrekken. Hier kan ik je bij helpen, voor meer informatie, klik gerust door.

Teambuilding tips om je team te onderhouden (sociale tijd)

  • Samen eten: van een bijna gratis picknick tot een duur restaurant
  • Bijkletsen na de vergadering
  • Spelletjes doen
  • Borrelen met collega’s

Tip 2: Denk na over het effect van de teambuilding

De opbrengst van teambuilding verschilt per activiteit: bowlen en steengrillen doet minder met een team dan samen een kano recht zien te houden of ervaringsgerichte werkvormen omdat collega’s meer van zich laten zien naar mate een oefening ongemakkelijker of minder comfortabel is. Maar als teams mogen kiezen is de verleiding groot te kiezen voor comfortabelere vormen van teambuilding.

Tip 3: Neem tijd voor reflectie

Als je bouwt aan je team is het essentieel dat de link naar de persoon en het werk gemaakt worden. Hiervoor is reflectie nodig, maar helaas wordt daar vaak te weinig tijd voor genomen. Probeer na een opdracht of oefening altijd even door te vragen met vragen zoals:

  • Wat zag je gebeuren?
  • Herken je dat in je werk?
  • Hoe kun je hier anders mee omgaan?

Tip 4: Onthoud opgedane inzichten

Teambuilding Tips ZorgNatuurlijk het gaat om het proces, maar de inzichten die opgedaan worden zijn belangrijke reminders. Maar het probleem is dat verreweg de meeste van die inzichten worden vergeten doordat ze niet uitgelicht, herhaald of opgeschreven worden.

Tip 5: Neem vervolgstappen

Als er gereflecteerd wordt en er worden inzichten opgedaan, dan zie je het daarna soms alsnog misgaan doordat teams hier niet mee aan de slag gaan. Voor langdurig effect is het heel belangrijk om de inzichten te gebruiken om een vervolgstap te zetten als persoon, collega’s of als team in geheel. Een vraag die je kan toevoegen aan de vragen bij vraag drie is: wat willen we hierover afspreken?

Zoek je een geschikte teambuilding voor je team?

Neem contact op met zorgteamtraining en informeer vrijblijvend naar de mogelijkheden.

Welke teambuilding tips heb jij voor je collega’s? Deel ze hieronder!

Motivatie

Gebrek aan motivatie in je team eenvoudig oplossen

Motivatie is een behoorlijk complex onderwerp. Soms heb je het zelf, soms ook niet, soms krijg je energie van je leidinggevende en soms totaal niet. Hoe werkt dit? Dat was de vraag die Daniël Pink wilde beantwoorden in zijn boek ‘Drive’. Hij sprak daar later over op TED, ’The puzzel of motivation’.

Daniël Pink onderscheid drie onderdelen voor motivatie:

  1. Autonomie: de wil om zelf keuzes te maken in ons leven en binnen ons werk.
  2. Meesterschap: het verlangen om beter te worden in iets dat ertoe doet.
  3. Zingeving: de wil om bij te dragen aan iets dat groter is dan onszelf.

Deze drie elementen bepalen voor een groot deel de motivatie van jou of van je personeel. Je kunt het zien als knoppen waar je aan kunt draaien om je eigen motivatie of dat van je personeel te verbeteren.

MotivatieMotivatie in de spellenwereld

In de game-industrie zie je dat deze elementen zoveel mogelijk in spellen opgenomen worden om mensen gemotiveerd houden om een spel te spelen. Er is altijd ruimte voor eigen keuzes, er is groeiend meesterschap in de vorm van moeilijkere opdrachten of levels en een beter karakter. Alleen zingeving is een uitdaging, bij een bordspel ben je wel onderdeel van iets dat groter is dan jezelf en bij steeds meer apps of online-games speel je samen met andere spelers, alleen de vraag wat je echt bijdraagt blijft zoeken. Gelukkig maar, want het echte bijdragen is iets voor de realiteit.

Motivatie zorgt voor creativiteit

In tegen stelling tot voorwaardelijk belonen; ‘als je dit doet, dan krijg je …’. Zorgt meer motivatie voor meer creativiteit en voor medewerkers die net dat stapje extra doen voor de cliënt. Zo maak jij het verschil!

Meer leren over motivatie?

Roddelen

Vijf tips om roddelen te voorkomen

Roddelen tipsRoddelen is één van de gemakkelijkste manieren om de te zorgen dat:

  • er onveiligheid en angst in je team ontstaat
  • de ruimte om te leren verdwijnt
  • geen nieuwe ideeën mee worden voorgesteld
  • en teamleden hun hoofd niet meer boven het maaiveld uitsteken.

Kortom roddelen is iets dat je wilt voorkomen. Daarvoor heb ik hier vijf tips voor je!

Tip 1: Maak samenwerkingsafspraken

Spreek gewoon af dat je niet roddelt, samen de verantwoordelijkheid neemt voor de sfeer in je team en zorgt dat je anderen respectvol behandelt. Voor meer informatie over het maken van samenwerkingsafspraken, klik hier.

Tip 2: Vervang roddelen door positief over anderen praten

Zodra je merkt dat je niet positief over iemand kunt praten, praat dan niet. Het voegt niets toe. Het kan soms even fijn voelen om iemand weg te zetten, maar het bouwt niet op. Het bouwt zelfs de relatie met de collega aan wie je het vertelt niet, want als je over de een slecht praat, wie zegt dat je het niet over je collega doet? Als je de neiging merkt om iets negatiefs over iemand te vertellen, vervang het door iets positiefs te zeggen.

Tip 3: Houd elkaar verantwoordelijk

Houdt elkaar verantwoordelijk voor een goede sfeer in het team. Als je collega iets kritisch over een teamlid zegt, vraag of dit teamlid dit al weet. Spreek je collega’s daar dus op aan, want je bent met elkaar verantwoordelijk voor de sfeer in je team. Als je dit een stap verder wilt nemen en het tact ervoor hebt, kun je ook het gesprek met een collega aangaan, wat maakt dat een collega wil roddelen of daar behoefte aan heeft?

Tip 4: Geef collega’s geregeld waardering

Er zijn heel wat manieren om je collega waardering te geven, zolang het oprecht is werkt:

  • Het uitspreken van je respect voor het werk dat een collega doet
  • Een compliment voor een goede dienst, actie, taak, idee, gebaar of signalering
  • Uitspreken dat je een collega een fijn iemand vindt
  • Of zeggen dat je graag met iemand werkt

Juist die geregelde waardering zorgt ook dat er ruimte is om iets te delen wat minder gaat, zo kun je jouw ei kwijt bij de collega zelf in plaats van bij iemand anders.

Tip 5: Neem regelmatig een moment met je team om je samenwerking te evalueren

Soms kan het goed zijn even bewust bij je samenwerking stil te staan. Vraag je team of er geroddeld wordt, of collega’s de verleiding ervaren en gooi het open. Juist dit af en toe even bespreken zorgt dat er collega’s op het onderwerp blijven letten en dat geef roddelen minder kans.

Heb jij ook tips om roddelen te voorkomen, laat het weten!

Veilige Sfeer

Veilige Sfeer: 3 ingrediënten voor een veilige sfeer in je team

Ingrediënt 1: een basis van vertrouwen als basis voor een veilige sfeer

Veilige SfeerVoor een veilige sfeer moet in elk team een basis van vertrouwen zijn. Zonder die basis kun je als team niet werken.

Kennismaken

Mocht je nog aan de veilige sfeer moeten werken, dan is kennismaken een heel goed idee. Soms vergeten we tijdens onze samenwerking dat we werken met mensen die allemaal ook een achtergrond, geschiedenis, valkuilen, sterke punten en pijnlijke herinneringen kennen. Hiervoor kun je de werkvorm kennismaken gebruiken. Een stapje verder gaan kan ook door het maken van een DISC profiel.

Samenwerkingsafspraken als basis voor een veilige sfeer

Een volgende stap op weg naar een veilige sfeer is het maken van samenwerkingsafspraken. Opnieuw afspreken hoe je wilt samenwerken kan alleen als iedereen de wil heeft om er iets van te maken. Mocht dat niet zo zijn, dan is het nodig om eerst daar naar te kijken. Want uiteindelijk moet je team zijn met z’n allen. Als je weet dat iedereen er voor wil gaan, kun je samenwerkingsafspraken maken.

Eén bedoeling hebben

Na deze stap is het mooi om met elkaar te kijken wat de essentie van het werk is. Wat is jullie ‘bedoeling’? Het mooie van een bedoeling is dat je er nooit klaar mee bent, het is iets waar je altijd mee bezig blijft. Het verschil tussen doel en bedoeling is net zoiets als tussen einde en beëindiging, het eerste vorm gebruiken we voor een aanwijsbare moment. Dan is het doel bereikt, dan is er een einde. De tweede vorm gebruiken we voor iets wat doorgaat. In beëindiging zit een beweging, in een bedoeling ook, het verschil is bijvoorbeeld. Daarnaast is een bedoeling vaak groter dan een doel. Het verschil bijvoorbeeld tussen: zorgen dat de wond van cliënt Jansen snel geneest en ‘zorgen voor cliënten’. Het laatste kan iets zijn wat jullie team doen. Het interessante is, dat je als team het meestal wel eens bent over jullie bedoeling. Dat biedt een gezamenlijk vertrekpunt en helpt bij een basis van vertrouwen: als je het in het groot bekijkt, willen jullie namelijk allemaal hetzelfde: ‘mensen helpen’.

Ingrediënt 2: kwetsbaarheid creëert een veilige sfeer

Voor een veilige sfeer in het team moet er een bepaalde mate van kwetsbaarheid zijn.

Jezelf laten zien

Er zijn teams waar medewerkers zichzelf niet laten zien. Ze noemen dat ‘zakelijk’, werk en privé scheiden of ‘professioneel werken’. Maar als de mens achter je collega er niet mag zijn dan ontnemen we ook iets. Het is namelijk de menselijkheid die ons zoveel plezier geeft, die ons laat lachen met collega’s of laat begrijpen dat we allemaal wel eens een fout maken. Het is de menselijkheid die de verwachtingen van de cliënt overtreft. Jezelf laten zien is essentieel.

Echt verbinden

Veilige Sfeer, voorbeeld

De deur tentoongesteld in Dublin.

De eerste stap nemen om jezelf te laten zien kan heel lastig zijn, dat vraagt moed, essentieel om die eerste stap te zetten. Tijdens mijn vakantie in Ierland hoorde ik het volgende verhaal:

In 1492 waren twee Ierse families met elkaar in gevecht en het ging er hard aan toe. Halverwege het gevecht besloot de familie onder leiding van Black James er vandoor te gaan en sloot zichzelf op in een gebouw dat de ‘Chapter House’ heet. De andere familie onder leiding van Gerald Fitzgerald, zette de achtervolging in, maar eenmaal voor de deur besefte Gerald dat het gevecht nergens om ging en vroeg door de gesloten deur om vrede. Black James vermoedde verraad en de deur bleef gesloten. Toen hakte Gerald een gat in de deur en stak zijn arm naar binnen als bewijs van zijn goede wil. Die kwetsbaarheid was genoeg bewijs van zijn oprechtheid, de familie opende de deur en beide families sloten vrede.

Soms is het die eerste stap die we moeten zetten. Zelf kwetsbaar zijn. Niet eenvoudig, maar wel essentieel.

Brene Brown over kwetsbaarheid

Voor mij was het Brené Brown die het onderwerp kwetsbaarheid op de agenda zette. Haar verhaal laat bij veel mensen een diepe indruk achter. Dat vind je net als meer informatie over het ingrediënt kwetsbaarheid achter deze link: Brene Brown over kwetsbaarheid.

Ingrediënt 3: ontspanning en positieve humor bouwt een veilige sfeer

In elke samenwerking of relatie is er nog een derde ingrediënt nodig voor een veilige sfeer. Dat is ontspanning en ontlading. Deze twee leerde ik overigens van mijn collega Berend Oosterhuis van bokscoaching.nl.

Ontspanning en humor

Af en toe ontspannen heeft iedereen nodig. In heel wat teams wordt er taart gegeten omdat het gezellig is en wordt er dan ook tegelijk ook vergaderd. Voor echte ontspanning is samen lachen één van de allerbeste manieren. Vertel dus gerust die grap aan je collega, of het grappige voorval bij een cliënt, zolang niemand er slechter van wordt is het ok. Alternatieven zijn lekker onderuit zitten, aan een sta-tafel hangen met collega’s, een rondje wandelen, genieten van de zon, een teamuitje, zwembad, sauna, picknick, uit eten of nog iets anders, maar zorg dat het even niet over het werk gaat. Kortom alles waar je hartslag van omlaag gaat. Dit kan je overigens zowel individueel als met je team doen. Je zult merken dat de behoefte wat betreft het soort en de hoeveelheid ontspanning per collega verschilt.

Ontlading

Naast ontspanning heb je ontlading nodig, dat is precies omgekeerd, maar wordt vaak vergeten. Door je in te spannen maak je endorfine aan en dat voelt heel fijn en werkt stressverlagend. Het is de reden waarom mensen, zwemmen, hardlopen, crossfit, badminton, dansen, tennis of een andere inspannende sport doen. Natuurlijk zijn er ook andere manieren om je in te spannen, maar dat vraagt wel dat je er helemaal voor gaat op zo’n manier dat je voelt dat je wat gedaan hebt. Bijvoorbeeld werken in de tuin, het huis schoonmaken of deeg kneden. Kortom alles waar je hartslag van omhoog gaat.  Je kunt hierbij ook kiezen om dit met je team te doen of juist individueel.

Deze twee onderdelen zijn de beste manier om goed om te gaan met stress. Als je stress ervaart, zorg voor ontspanning, humor én inspanning en je zult zien dat je daarna heel anders tegen de stress aankijkt.

Eropuit met je team

Een hele goede manier om te ontspannen is eropuit met je team. Je collega’s even in een andere setting zien, leren kennen en samenwerken. Er soms even op uit zijn kan heel erg bijdragen aan een veilige sfeer in je team.

Kan er wat beter in de sfeer in je team?

De teamtraining samenwerken ‘een basis van vertrouwen’ is ontworpen voor teams die een stap verder willen in hun samenwerking. Samen met collega’s bekijk je in een actieve, leuke en inhoudelijke teamtraining wat jullie wat samenwerking betekent en hoe je deze kunt verbeteren. Klik snel hier voor meer informatie.

Ken jij ingrediënten die helpen voor een veilige sfeer in je team, ik hoor graag van je!

Zo maak je samenwerkingsafspraken

Open Communicatie

Elk team komt wel eens in een vervelende situatie terecht. De samenwerking loopt even niet lekker, het wordt duidelijk dat er achter iemands rug om wordt gepraat, er wordt een collega gekwetst of er is een collega uit het team vertrokken. Er kunnen heel wat redenen zijn om een nieuwe start te willen als team. Daar zijn teamafspraken of samenwerkingsafspraken een goede manier voor.

Een nieuwe start

Dat klinkt mooi, maar hoe doe je dat? Echt opnieuw starten is er niet bij, want je heb een geschiedenis met elkaar, je kent elkaar al wat langer en ook de rollen binnen het team zijn helder. Maar je kunt wel een nieuwe ronde in gaan, opnieuw langs start als het ware. Een middel daarvoor zijn samenwerkingsafspraken.

Hoe wil je samenwerken?

Door het maken samenwerkingsafspraken bedenk je als team hoe je wilt samenwerken. Hoe ziet jullie samenwerking er in ideale situaties uit? Wat doe je dan? Je kunt hier beelden van maken en woorden bij verzinnen. In de ideale samenwerking kun je het met alle collega’s goed vinden, zijn er geen spanningen of conflicten en wil iedereen bij jullie team komen werken en nooit meer weg.

De ideale samenwerking

Maar we weten allemaal, de ideale samenwerking bestaat niet. Ik grap wel eens, ‘we zijn net mensen’. We zijn allemaal anders, hebben met de ene collega een betere klik dan met de andere, hebben andere verwachtingen, worden wel eens teleurgesteld, boos of juist verdrietig. We hadden graag waardering gehad in plaats van kritiek. En dat is allemaal begrijpelijk. Een samenwerking kent mooie hoogten en diepe dalen. De uitdaging zit ‘m niet in het voorkomen van die dalen, maar het weer uit dat dal komen als het even tegenzit. Opnieuw met je team de schouders eronder zetten. Daarvoor zijn samenwerkingsafspraken heel handig.

Samenwerkingsafspraken

Goede samenwerkingsafspraken helpen bij de hoogten maar zijn essentieel om de dalen goed door te komen. De samenwerkingsafspraken hieronder zijn ontstaan uit mijn werk samen met teams van tientallen zorg-organisaties. Daarbij is de kunst dat samenwerkingsafspraken duidelijk zijn, eenvoudig te onthouden en dat teamleden er zonder bedenken mee in kunnen stemmen. Het zijn vier afspraken die je kunt onthouden aan de hand van een eenvoudig ezelsbruggetje. De onderdelen zijn, verantwoordelijkheid, eerlijkheid, er zijn en respect. Hieronder een toelichting.

Samenwerkingsafspraak 1: Verantwoordelijkheid

Verantwoordelijkheid voor de samenwerking

Teams waarbinnen de samenwerking niet goed verloopt hebben hier vaak geen duidelijke keuze gemaakt. Er gaat iets mis en de ene collega zegt dat het ligt aan de andere. Daarmee wordt ‘de ander’ verantwoordelijk gemaakt om het op te lossen. Natuurlijk is het wel mooi als ‘de ander’ het op gaat proberen te lossen, maar daar kun je het niet vanaf laten hangen. Want als je er allebei zo over denkt, worden kleine confrontaties grote problemen.
Hoe je de verantwoordelijkheid binnen je team ook hebt verdeeld, voor samenwerking ben je allemaal verantwoordelijk. Als er onenigheid is tussen twee collega’s zijn er twee verantwoordelijk. Al doet er een collega heel naar tegen je, ook jij bent verantwoordelijk voor jullie samenwerking.

Verantwoordelijkheid voor jullie werk en kwaliteit

Als team mag je die verantwoordelijkheid delen, niet alleen voor de samenwerking, maar ook voor de zorg die jullie bieden, voor de uitstraling van jullie team, etc. met elkaar pak je het op.

Samenwerkingsafspraak 2: Eerlijkheid

De tweede afspraak die ik maak is eerlijkheid. Eerlijkheid in wat je zegt.

Stoppen met halve waarheden en leugentjes om bestwil

Veel teams maken hier geen duidelijke keuze in. Eerlijk zijn kan soms best vervelend zijn, toegeven dat jij die fout hebt gemaakt, voelt soms heel pijnlijk. Eerlijk duurt het langst. Leugentjes om bestwil en halve waarheden zijn 100% verkeerd. Er is geen grijs gebied en dat is wel zo gemakkelijk. Naast eerlijk zijn in wat je zegt is het goed om ook eerlijk te zijn in hoe je het zegt en het moment dat je daarvoor kiest. Twee weken later aangeven dat een collega tijdens de vergadering stonk is geen eerlijk moment.

Eerlijkheid is belangrijker dan openheid

Eerlijkheid en openheid worden soms in één zin genoemd, maar ook wel eens door elkaar gehaald. Ik durf te zeggen dat je overal eerlijk over moet zijn, maar overal open over zijn is niet handig. Als iemand je iets in vertrouwen vertelt ben je daar niet open over naar collega’s. Soms je mening niet geven, is helemaal niet erg. Soms zorgt openheid juist voor ontevredenheid. Een hilarisch voorbeeld hiervan vind je in het filmpje hieronder. Hoewel openheid vaak goed is, durf ik te zeggen dat eerlijkheid belangrijker is.

Het juiste moment en de goede manier

Ik zie eerlijkheid als uitspreken wat je moet uitspreken op het juiste moment en op de goede manier. Het kan wel eerlijk zijn om tijdens een vergadering waar het hele team bij is, je collega te vertellen dat hij een beetje ruikt, maar het is beter om dit één-op-één te doen. Als je het twee weken na de vergadering doet kan ook en ben je nog steeds eerlijk, maar het moment is niet eerlijk. Denk bij ‘eerlijk zijn’ dus altijd na over het moment en de goede manier.

Samenwerkingsafspraak 3: Er zijn

SamenwerkingsafsprakenFijn dat je er bent!

Er zijn zowel fysiek als mentaal is zo belangrijk. Je bent een team omdat je elkaar af en toe tegen komt. Als je er telkens niet bent wordt dat lastig. Als je altijd te laat bent geef je hierin een signaal af. Sommige teams maken hierbij afspraken over het op tijd komen. Er kan best een reden zijn waarom je een keer te laat komt, maar vaak op één collega moeten wachten is niet fijn.

Ben je er ook echt?

Daarnaast moet je er ook mentaal zijn. In deze tijd waarin je overal om je heen afleidingen tegen komt is dat best een uitdaging. Maar als je er bent of dat nu op het werk is of tijdens een vergadering, wees er dan ook. Mocht er een reden zijn waarom je er een keer niet helemaal bij bent met je gedachten, dan kan het geen kwaad om een collega dat even te laten weten.

Er zijn voor je collega

Onderdeel van het zijn van een team, is er zijn voor collega’s. Soms kunnen dat kleine dingetjes zijn, even aandacht voor een verjaardag, op kraam of juist ziekenbezoek bij een collega. Dat ene telefoontje, berichtje of kaartje als je erachter komt dat een collega iets moeilijks mee heeft gemaakt, dat is wat het verschil maakt tussen werken bij een team, of werken bij mijn team.

Samenwerkingsafspraak 4: Respect

Anderen behandelen zoals…

Altijd als ik het over respect heb, laat ik het team de zin afmaken: ‘respect is anderen behandelen zoals…’ er is altijd wel iemand die het durft te zeggen en de rest denkt het: ‘jezelf behandelt wilt worden’. Een definitie die je overal terugkomt. Ik vind het fijn om nog een stapje verder te gaan: ‘de ander behandelen zoals de ander behandelt wil worden’. Want net zoals ik mijn koffie anders drink dan jij, zo hebben verschillende collega’s verschillende behoeften. Om maar een paar verschillen op een rij te zetten waar je collega’s op kunt bevragen:

  • Heb je tijd om na te denken nodig of wil je juist direct beslissen?
  • Wil je feedback direct hebben of liever aan het einde van je dienst?
  • Wil je tijdens de dienst af en toe een pauze hebben en dan alleen, samen of juist niet?
  • Wil je eerst de vraag horen of eerst mijn antwoord?

Voor nieuwe collega’s of situaties:

  • Wordt je in een nieuwe situatie liever in het diepe gegooid of wil je juist eerst meekijken?
  • Heb je aan twee woorden genoeg of wil je liever wat meer tekst en uitleg? Vraag jezelf door, of wil je dat ik iets meer tijd neem?
  • Ben je zo assertief dat je wel komt als er iets niet lukt, of heb je liever dat ik dit bij je check?

Rekening houden met je collega

Respect is rekening houden met elkaar. Het is meestal maar een kleine moeite om ons aan te passen of te bedenken wat een collega graag wilt. Daarbij heb je echt ‘gezond verstand’ nodig, want je kunt niet overal rekening mee houden, maar er is altijd laaghangend fruit, het kost bijna geen moeite en het smaakt heerlijk, je moet het alleen even vinden. Er is overigens maar één manier om dat te doen. Vraag het! Het rekening houden gaat namelijk heel veel moeite kosten als je het gaat baseren op aannames, ‘o, ik dacht dat…’ momentjes kun je zo voorkomen. Daarnaast is het ook heel wat efficiënter om rekening te houden met alleen de dingen waar een collega echt om geeft.

Respect uitspreken

Het laatste onderdeel van respect is het uitspreken hiervan. Gewoon even aangeven dat je respect hebt voor hoe een collega heeft gehandeld in een bepaalde situatie is vaak maar een kleine moeite. Maar wel één met een groot resultaat. Al toen we kinderen waren wilden we al bijzonder zijn en respect verdienen, voor de meeste mensen verandert dat niet.

Samenwerkingsafspraken zorgen voor VEER-kracht

Een eenvoudig ezelsbruggetje om deze vier samenwerkingsafspraken te onthouden is ‘veerkracht’. De essentie van deze afspraken is niet dat er nooit meer iets mis gaat. Maar als er iets gebeurt, ja zelfs als iemand een regel overtreed, dat heb je de mogelijkheid om weer terug te veren. Veerkracht is datgene wat zorgt dat bomen blijven staan. Als bomen niet zouden veren zouden ze binnen de kortste keren omwaaien. Maar juist doordat ze een beetje mee kunnen bewegen blijven ze staan. Die veer-kracht creëert deze samenwerkingsafspraken.

Handleiding voor het maken van samenwerkingsafspraken

Afspreken hoe je samenwerkt als team is belangrijk voor een goede samenwerking. In een paar stappen krijg je dat voor elkaar.

Stap 1: Zorg voor teamafspraken

Of je ze nu zelf schrijft, kopieert van deze website of ergens anders vandaan haalt, regel ze.

Stap 2: Zoek een moment met je team

Plan een moment met je team, maak gebruik van een vergadering, teambuildingsmiddag of boek een teamtraining en ik heb je hierbij.

Stap 3: Leg de teamafspraken uit

Zorg dat elke afspraak helder is voor iedereen. Soms moet je daarvoor een vraag beantwoorden afspreken hoe je in bepaalde situaties handelt of voorbeelden geven over wat een afspraak betekent voor je team.

Stap 4: Pas een teamafspraak aan waar nodig

Natuurlijk is het mogelijk om de samenwerkingsafspraken aan te passen of een wat eigen invulling aan deze woorden te geven. Mocht je dit willen een paar tips:

  • Je kunt een afspraak toevoegen, maar zorg dat het geheel goed te onthouden is. Onthouden is alles, dat is met vier afspraken al een hele uitdaging.
  • Maak afspraken die voor het hele team gelden.
  • Maak afspraken op hoofdlijnen en niet op details.
  • Maak de afspraken niet in een vergadering, maar maak alleen of met een collega een voorstel gebruik de vergadering om te checken (duidelijk, niet tegenspreken) en in te stemmen: niet om ze aan te passen.

Stap 5: Check of de samenwerkingsafspraken helder zijn

Pas als iedereen de samenwerkingsafspraken begrijpt en je als team weet wat er bedoeld wordt met zulke afspraken kun je de volgende stap zetten.

Stap 6: Instemmen

Voor een team aan afspraken gehouden kan worden is het nodig dat zij de afspraken, kennen, begrijpen, weten te onthouden en er mee instemmen. Als het goed is zijn de afspraken redelijk eenvoudig en helder. Dan kun je het team vragen om ermee in te stemmen. Ik zelf vraag mensen altijd fysiek hun hand op te steken omdat je zo kunt zien dat iedereen ermee instemt. Andere teams printen de afspraken uit en vragen om collega’s hun naam of handtekening eronder te zetten. Als collega’s ingestemd hebben met de afspraak kan het leuk zijn om deze ook op te hangen.

Stap 7: De afspraken houden

Wat als iemand de afspraak overtreed? Als blijkt dat iemand de afspraak niet houd, is het goed om even te kijken naar de oorzaak:

  • Is de afspraak niet helder?
  • Is de afspraak vergeten?
  • Vind de collega de afspraak niet belangrijk?
  • Of is de collega het hiermee oneens?

Dit gesprek voer je eerst individueel en je zult zien dat het dan vaak al opgelost is. Als dat niet werkt, kun je het gesprek samen met een collega voeren en als dat niet werkt kun je het in de groep gooien.

Hulp bij het maken van samenwerkingsafspraken? Volg met je team de Basistraining Samenwerken. Voor meer informatie klik hier.

Vertrouwen

Vertrouwen: waarom we het woord vertrouwen minder moeten gebruiken

Meestal als het woord vertrouwen valt is er iets mis. Er is geen vertrouwen in het team, in de collega, de cliënt, de baas, het project of het systeem. Verreweg de meeste keren dat ik het woord hoor binnen teams is het negatief. Praten gaat vaker over een gebrek aan vertrouwen dan over het aanwezig zijn daarvan. Maar wanneer is er eigenlijk genoeg? Hoe kun je dat omschrijven?

 

Het woord vertrouwen is lastig te begrijpen

VertrouwenVertrouwen is toch gewoon vertrouwen hoor ik mensen wel zeggen, maar daar zit nog iets onder. Als jij zegt dat je een collega vertrouwt, vertrouw je er dan op dat hij of zij zijn werk zal doen, want daarvoor wordt zo iemand toch betaald en is opgeleid. Of bedoel je dat je vertrouwen hebt in deze collega, in zijn bedoelingen.

 

Andere woorden voor vertrouwen

Gaat vertrouwen over een collega die iets anders wil of lijkt te willen dan jij, over een collega die de ene keer het een doet en de andere keer het ander of gaat over het twijfelen aan het kunnen van de collega? Drie heel verschillende definities. Het lukte mij nooit om dat goed te verwoorden totdat ik een gesprek had met een collega Bouke van der Weide Jansen, die me hielp om dit op te splitsen in drie onderdelen.

  • Intentie: willen we hetzelfde, hebben we dezelfde bedoeling?
  • Consistentie: zeg je wat je denkt en doe je wat je zegt? Is ja ja?
  • Competentie: kun je het, ben je bekwaam?

 

Intentie

Letterlijk betekent intentie spanning, aandacht, wil, zich inspannen, uitstrekken naar, richten op. De mooiste vertaling vind ik ‘bedoeling’. Hebben we dezelfde bedoeling? Bedoeling betekent letterlijk ‘een doorgaande beweging richting het doel’ Dit gaat over je doelen. Willen we hetzelfde, hebben we dezelfde waarden?

 

Consistentie

Het eerste deel van het woord consistentie betekent ‘samen’. Het tweede deel van consistentie betekent: zich opstellen, blijven staan, vaste voet krijgen, bestaan of doen staan. Het Nederlandse gezegde dat ‘iemand met alle winden meewaait’ heeft direct te maken met het ontbreken van consistentie. Een andere betekenis van het woord is ‘dicht’ of het hebben van een vaste vorm. De essentie is sta je stevig? Kloppen je gedachten met wat je zegt? Kloppen je woorden met je gedrag? Doe je telkens hetzelfde of wijkt het af? Ben je voorspelbaar? Kan ik van je op aan? Een deelnemer van een training vatte het in drie woorden samen: ‘Is ja ja?’

 

Competentie

Competentie betekent bevoegdheid, bekwaamheid, deskundigheid. Ben je bekwaam? Geloof je dat je het kunt? Ben je in staat om de taken te doen die je krijgt? Ben je de professional die ik mag verwachten dat je bent? Heb je ervaring?

 

‘Er is geen vertrouwen meer’ is te kort door de bocht

Als je deze onderwerpen op een rij zet, begrijp je direct dat er altijd wel vertrouwen is. Collega’s die zeggen: ‘er is geen vertrouwen meer’ bedoelen eigenlijk een gebrek intentie, consistentie of competentie. Door het algemene woord te vervangen door een specifieker woord, wordt samenwerken gemakkelijker. Het specifieker aangeven van wat er in het team gebeurd is hierin de uitdaging.

 

‘Vertrouwen komt te voet en gaat te paard’

Het kost een tijd om vertrouwen te bouwen en het is zo weer weg. Maar het hangt niet aan een zijden draadje. Dit vertrouwen of beter gezegd: intentie, consistentie en competentie hebben twee sleutels die ervoor zorgen dat het heel helder wordt of je te vertrouwen bent of juist niet.

 

Kwetsbaarheid en eerlijkheid als sleutels

Brené Brown zegt: ‘kwetsbaarheid klinkt als waarheid en voelt als moed. Waarheid en moed zijn niet altijd fijn, maar ze zijn nooit zwakheid.’ Kwetsbaarheid is jezelf laten zien met je mindere én betere kanten, van mening durven te veranderen. Open zijn over zwakheden zoals, fouten, gebrekkige vaardigheden en tekortkomingen op sociaal vlak. Daarnaast kunnen vragen om hulp.

 

Eerlijkheid, komt van ‘eren’ of eervol zijn. Het zelf hebben van een goede naam, maar ook de naam van de ander hoog houden, hoort bij eerlijk zijn. Daarnaast kun je eerlijk ook uitleggen als oprecht en betrouwbaar. Eerlijkheid in trainingen leg ik vaak uit als: ‘zeggen wat je wilt zeggen op een juist moment en op een juiste manier’.

Vertrouwen wordt gebouwd doordat teamleden zich kwetsbaar opstellen tegenover elkaar en eerlijk zijn en doordat ze geloven dat hun eigen kwetsbaarheid en eerlijkheid niet tegen hen gebruikt zal worden.

 

Gaat er iets mis, praat niet over vertrouwen

Na afloop van een teamtraining zeggen teams vaak, nu heb ik het gevoel dat er echt een basis gelegd is, ik heb er weer vertrouwen in. Maar als ik later vraag hoe het met zo’n team gaat, hoor ik vaak iets als: ‘het ging een tijdje goed’ en toen gebeurde er … ‘Ja, daarna was het vertrouwen weg.’ Vaak wordt dat ook verwoord door collega’s, ‘ik vertrouw je niet meer’ of ‘ik heb er geen vertrouwen meer in’. Het zijn opmerkingen waar je weinig mee kunt en die afbreuk doen aan het vertrouwen dat er wel is. Daarnaast wordt het probleem ook veel groter.

 

Maak het probleem specifiek

Je kunt het probleem specificeren door te kijken of het hier gaat om onbekende intenties, gebrek aan consistentie of het twijfelen aan competentie. Daarna zou je daarover door kunnen vragen en kijken hoe je daar als team mee om wilt gaan. Juist door het niet gebruiken van het woord ‘vertrouwen’ vergroot je de kans dat er een basis van vertrouwen binnen het team blijft.

 

Aan de slag met vertrouwen in je team

In de ‘Basistraining Samenwerken’ ga je aan de slag met een basis voor je samenwerking, intentie, consistentie en competentie komen daarbij allemaal langs. In de training worden samenwerkingsafspraken gemaakt die je team helpen om het samen eens te worden over hoe je wilt samenwerken. Daarna ontdek je samen hoe je hier mee om kunt gaan en welke woorden je wel kunt gebruiken voor vertrouwen.

Voor meer informatie over de training klik hier.

 

7 stappen voor een mooi compliment in één minuut

Ken Blanchard vertelt in zijn boek ‘the one-minute manager’ hoe je complimenten in één minuut kunt geven. Eén minuut is niet zo lang, maar als je een compliment wilt geven vaak wel. Ken Blanchard schreef de tips vanuit het oogpunt van een manager, maar je kunt ze ook gerust gebruiken om aan je collega te geven.

Het moet echt zijn

Bij een compliment is het belangrijk, dat je het echt meent en het zonder bijbedoelingen geeft. Een compliment is een prachtige manier om een collega te laten weten dat hij of zij op een goede manier werkt. Het bevestigt de weg die je bent ingeslagen en versterkt de band met je collega. Natuurlijk moet je soms ook kritische feedback geven, maar er wordt gezegd dat voor een gevoelsmatig evenwicht, je vier complimenten moet geven tegenover één keer kritische feedback. Natuurlijk maakt de manier waarop daarbij ook uit. Daarom hierbij de zeven stappen uit het boek van Ken Blanchard. Voel je vrij om ze op jouw manier te gebruiken!

Compliment in één minuut

Het Eén-minuut compliment werkt goed indien u:

  1. De mensen recht in hun gezicht vertelt dat u hen zult laten weten hoe zij werken.
  2. Mensen direct een compliment geeft.
  3. Mensen vertelt wat zij goed deden – in detail.
  4. Mensen vertelt hoe goed het u doet dat zij het goed deden, hoe goed dat voor de organisatie is en voor de anderen die hier werken.
  5. De tijd neemt voor een ogenblikje stilte om hen te laten voelen hoe goed het u wel doet.
  6. Ze aanmoedigt zo voort te gaan.
  7. Ze de hand schudt of aanraakt op een wijze die het duidelijk maakt dat u hun succes in de organisatie ondersteunt. Ze bevestigt dat u met sympathie aan hen en hun prestatie denkt.

Het geven van complimenten is essentieel voor een positief team.

Meer leren?

Validation - Positief

Een positief team worden

Waardering wordt nog steeds wel eens onderschat. Door mij, door teams, door individuen en door cliënten. Maar juist die boodschap: ‘je mag er zijn, je bent gewaardeerd’ heeft iedereen nodig. Een schouderklopje, een gemeend compliment, iemand die echt naar je kijkt. Precies dat is waar de shortfilm ‘Validation’ over gaat.

Positief!

Deze shortfilm gebruikte ik in één van de eerste trainingen die ik gaf. Om in een een training een filmpje van zestien minuten te gebruiken is niet echt gebruikelijk, dus daarom was ik het filmpje bijna vergeten. Maar vandaag moest ik weer terugdenken aan deze training die de titel ‘positief!’ had en waar mensen na de training en het zien van deze film met een glimlach op hun gezicht vertrokken.

Geniet ervan, want door positieve energie gebeuren prachtige dingen!

Ik hoor vaak twee reacties op deze film:

“Heerlijk, hier kan ik zo weer mee verder!”

Soms hebben we die boodschap gewoon weer even nodig. Nu de praktijk, of dat nu op je werk is of thuis. Zet ‘m op!

“Was ons team maar zo positief…”

Als positiviteit soms ontbreekt, voelt dat heel vervelend. In elk team zit energie en als die niet positief is… dan komt die energie er op een andere manier uit. Vaak zijn er dan onuitgesproken frustraties of boosheid. Hoe vervelend dat soms voelt, het zijn tekenen van betrokkenheid en drive, anders was er niet zoveel energie ingestoken. De energie werkt alleen op de verkeerde manier.

Als er geen conflicten mogen zijn of er geen ruimte is voor het uiten van je emotie kroppen we ze op. Zie het als een ballon waar je telkens wat instopt, op een keer is die ballon zo groot dat deze knalt, dat lucht wel op, maar vaak moet je daarna een hoop opruimen. Als je de ballon gewoon loslaat, gaat het alle kanten op, maar je weet nooit waar je uitkomt. In een training laten we die emotionele ballon gecontroleerd leeglopen. Dat lucht op en maakt ruimte voor een nieuwe energie, die je gewoon kunt laten waaien, als een frisse wind in je team.

Wat is jouw reactie op deze film?

Zelf aan de slag met positiviteit?

  • Geef ook eens een compliment! Doe je dat al? Probeer te kijken hoe je hier nog beter in kan worden.
  • Maak gebruik van de sterke-punten-aanpak door te focussen op de sterke punten neemt de motivatie in je team toe.
  • Organiseer een teamtraining met als thema positief! In de training kijken hoe we de energie in het team op een goede manier kunnen inzetten, reken maar dat je met een glimlach op je gezicht vertrekt. Geïnteresseerd? Zoek even contact! Ik hoor graag van je!