Vijf soorten besluitvorming

Binnen teams komen verschillende soorten besluitvorming voor, waarbij eigenlijk altijd meerdere besluitvormen gebruikt worden voor verschillende soorten besluiten. Ik stip hieronder de vijf verschillende soorten die ik ken aan.

Besluitvorming 1: Ad random: het lot beslist

Van het gooien van een muntje om de speelkant te mogen kiezen, of kijken wie er aan het langste eind trekt. Het lot laten beslissen kan soms een goede manier zijn. Het lot wordt soms gebruikt om met ethische keuzes in noodsituaties (wie krijgt het laatste beetje water?) niet zelf te hoeven kiezen. Maar ook als je er soms echt niet uitkomt en er geen zwaarwegende argumenten zijn, kan het lot laten beslissen soms helpen.

Zo hoorde ik van een team dat in hun eerste jaar niet kon beslissen wie met kerst moest werken. Ze besloten het lot te volgen en de jaren daarop de anderen aan de beurt te laten komen, of vrijwillig of door opnieuw het lot te werpen tussen de overgebleven collega’s.

Besluitvorming 2: Klassieke besluitvorming: één persoon beslist

Deze vorm is er in allerlei variaties. Zo’n persoon kan input vragen, een werkgroep oprichten en die vragen om advies, maar beslist uiteindelijk zelf. Ook binnen onze democratie komt klassieke besluitvorming veel voor. Natuurlijk wordt er in de raad en de eerste en tweede kamer veel gestemd, maar kleine beslissingen, verdere invullingen of andere zaken die niet belangrijk genoeg worden gevonden worden klassiek besloten.

Ook binnen teams komt deze besluitvorming voor. Veel dingen zul je overleggen maar er zijn allerlei momenten waarop één persoon beslist wat hij of zij wel of juist niet doet. Besluiten die je soms niet merkt en andere keren wel, bijvoorbeeld: ‘wanneer je de rapportage schrijft’.

Besluitvorming 3: Meerderheidsbesluit: meeste stemmen gelden

Als er geen formele leider is of het team zelf meer verantwoordelijkheden krijgt vraagt dit ook samen leren om besluiten te maken. De eenvoudigste manier is om dit te doen door te stemmen waarbij een meerderheid wint. Daar zijn allerlei varianten van waarbij je met elkaar kunt afspreken hoeveel teamleden er dan moeten zijn om een besluit geldig te laten zijn, of welke meerderheid nodig is om een beslissing te nemen. Maar in de basis hoeft niet iedereen het eens te zijn.

Nadelen van deze besluitvorming is de dictatuur van de meerderheid. Al is 40% van de teamleden compleet ongelukkig met de huidige besluiten in een democratie is dit mogelijk.

 

Vraag bij een meerderheidsbesluit om commitment

Een veelgemaakte fout bij het nemen van een meerderheidsbesluit is vergeten te vragen om commitment. 

Toen ik op de middelbare school zat moest ik een briefje halen als ik te laat was. Dat wilde je niet want elke derde, zesde, negende en tiende keer gold er een sanctie. Niet alle leraren bleken het eens met dit systeem. Met als gevolg dat we als leerlingen na een paar weken prima wisten bij wie je wel een briefje moest halen en bij wie je gewoon eerst de les binnen kon proberen te komen.

In teams kom ik dat vaak tegen. Een aantal mensen die ‘het er niet mee eens waren’ houden zich afzijdig, leveren van de zijlijn commentaar en zijn vervolgens opgelucht als het inderdaad geen succes is geworden. Ze kunnen dan zelfs nog met de eer strijken en het falen van het team zien als hun eigen succes. Dat is geen effectief teamwerk.

Vragen om mee te doen of vragen commitment is belangrijk omdat er anders de kans bestaat dat de mensen die het oorspronkelijk niet eens was met het besluit niet meedoet. Dat heeft een saboterende werking, een besluit dat niet door het hele team uitgevoerd wordt heeft nu eenmaal minder effect en ook de kans van slagen neemt af.

Besluitvorming 4: Consensus: unaniem beslissen/iedereen een veto

Een besluit als team nemen is een uitdaging. Maar het is niet onmogelijk, ook niet als het team verschillende meningen heeft. Consensus gaat op zoek naar die besluiten die het team unaniem kan nemen. Waar kun je het wel mee eens zijn.

Consensus vraagt stoppen met overtuigen en de stap moeten maken naar het praten in voorstellen en waar nodig het stellen van vragen. Het gaat erom elkaar in de boot te krijgen. Communicatie kost zo op de korte termijn vaak meer tijd, maar op de lange termijn pluk je de vruchten. Het is soms nodig om water bij de wijn te doen. Een vraag die je daarbij zou kunnen stellen is ‘wanneer zou je er wel mee in kunnen stemmen?’

Besluitvorming 5: Consent: iedereen kan zich erin vinden

Als je het niet eens kunt worden kun je besluiten met consent. Daarbij probeer je met elkaar te zoeken naar een oplossing waar iedereen zich in kan vinden. Het is wellicht uiteindelijk voor niemand wat ze precies hadden gewild maar eindelijk de beste optie. Dit komt bijvoorbeeld voor als je onregelmatige roosters moet maken. Als je geen consensus kunt bereiken dan ga je voor consent.

Consent vraagt goed luisteren. Een zin die vaak gebruikt wordt in het zoeken naar consent is: wanneer zou je jezelf er wel in kunnen vinden.

Meer informatie:

• Wil je met je team meer leren over besluitvorming, vraag meer informatie over deze teamtraining.
• Meer informatie over besluitvorming volgens consent vind je hier.
• Wil je betere besluiten nemen en ben je benieuwd naar tips daarvoor, Sigma vertaalde er een aantal vanuit een artikel van de Harvard Business Review.